Кімната даних для транзакцій M&A: основні переваги та недоліки

У цей момент а віртуальна кімната даних справді вдалося завоювати більшість сучасних компаній. Не секрет, що це програмне забезпечення спочатку використовувалося лише передовими компаніями, такими як Microsoft або Google. Завдяки підвищеній оптимізації робочого процесу та повній відсутності витоків даних вони лише зміцнюються на ринку. Ця оптимізація досягається за допомогою багатьох інструментів, одним із яких є Кімната даних M&A. Ви насправді можете дізнайтеся більше про кімнату даних для M&A з нашими статтями.

Це стало найбільш популярним у період коронавірусної інфекції, коли кожен роботодавець був змушений переводити своїх співробітників на дистанційну роботу. Як виявилося, споживчі додатки, якими зазвичай користуються учні шкіл і вищих навчальних закладів, просто не змогли забезпечити належний рівень безпеки та вимог до ряду інструментів, про які ми поговоримо трохи пізніше.

Чому ви не можете використовувати безкоштовні споживчі рішення

Основна причина того, що споживачам подобається обмін файлами або хмарне сховище Google Drive або MEGA не підходить, це безпека. Як би ви не дивилися на це, навіть такий глобальний гігант, як Google, може забезпечити індивідуальну безпеку для кожного окремого користувача лише за допомогою двофакторної аутентифікації, сповіщень та інших заходів безпеки сучасних інформаційних систем. Якщо говорити про корпоративне сховище файлів, то в Google Drive і його аналогах відсутні навіть такі фундаментальні інструменти, як розподіл ролей, ведення журналів індивідуальних дій користувачів, резервне копіювання і можливість роботи поза загальнодоступним інтернетом.

З іншого боку, більшість кімнати даних працювати поза загальнодоступним Інтернетом, що робить набагато безпечнішим захист ваших даних від зловмисників. Навіть якщо ваш співробітник безглуздо втратить пароль або віддасть його другові, нічого критичного навряд чи станеться. Цьому запобігає не тільки двофакторна аутентифікація, але і додатковий рівень захисту у вигляді входу в приватну корпоративну мережу за допомогою різних додатків або вбудованих розробок кожного окремого розробника.

Загалом, відмінності можуть бути навіть у типі шифрування. Так сталося, що навіть такі гіганти, як Google, використовують відкрите шифрування SSL. Це непогано, і було показано, що добре працює для окремих клієнтів для шифрування як вхідного, так і вихідного трафіку. Сучасні корпоративні системи використовують гібриди, близькі до військового шифрування. Ви ніколи в житті не зможете розшифрувати таке повідомлення на жодному пристрої.

Розуміння кімнати даних у ширшому сенсі

Щоб нарешті зрозуміти, що таке найкращі кімнати даних, вам слід уявити сучасну автоматизовану систему зберігання файлів із розширеним захистом. Приблизно так коротко можна охарактеризувати цей вид програмного забезпечення, яке стало трендом 2022 року серед усіх світових компаній, які його використовують.

Малі та середні компанії в основному використовують його як незамінну допомогу в процесі M&A або для проходження різноманітних аудитів. Більшість із них, до речі, згодом починають використовувати його регулярно та впроваджують у свій робочий процес через підвищення комфорту та безпеки.

Загалом безпаперовий документообіг є одним із найважливіших критеріїв сучасного бізнесу та його розвитку. Паперова тяганина ускладнює робочий процес і може розтягнути п’ятихвилинну справу на дні. Деякі з причин розтягування часу включають наступне:

• Ключовий персонал часто відсутній через зайнятість, а відповідальна особа просто не може пустити документ в обіг через відсутність підписів і погоджень.
• Папір десь загубився, і його неможливо знайти серед багатьох подібних документів у картотеці чи фізичній кімнаті даних. Треба шукати резервні копії на робочому столі персонального комп’ютера, з якого створено документ.
• Папір було випадково або навмисно пошкоджено. Ви здивуєтеся, але більшість традиційних компаній досі не роблять електронних резервних копій, і це, мабуть, єдиний документ, який підтверджується печатками та підписами.

Все це дійсно ускладнює робочий процес, але все це вирішується з постачальники кімнат даних. Про їх особливості ми поговоримо докладніше далі, але про головне потрібно знати лише наявність безпаперового документообігу.

Насправді це робочий простір, до якого ваші співробітники можуть підключитися, не перебуваючи фізично в офісі. Вони можуть підписувати документи, сортувати їх, читати, редагувати та завантажувати за потреби. Навіть якщо відповідальна особа зараз у відпустці або у відрядженні, вона все одно може підписати необхідну документацію та дати дозвіл на певні операції, які потенційно можуть змінити проект на краще.

Основні плюси та мінуси володіння відеомагнітофоном

Серед відчутних переваг можна виділити наступні:

• Угоди злиття та поглинання та інші корпоративні угоди майже відбуватимуться самі собою. Вам більше не потрібно нишпорити по всіх офісах і картотеках у пошуках паперів. Ви фактично матимете їх в одному безпечному місці в Інтернеті, доступ до якого можна отримати зі смартфона чи комп’ютера.
• Кожен ваш рух безпечний. Для цього використовуються передові засоби шифрування та безпеки, що робить використання програмного забезпечення максимально безпечним, а витоку даних майже неминучим за умови ретельного виконання. Нечесний співробітник не зможе вкрасти ваші дані, навіть якщо спробує.
• Другій фірмі, яка братиме участь у комерційних угодах, таких як злиття та поглинання, буде значно легше розібратися з вашими документами. Відсутність територіальних обмежень і грамотна організація документів сприяють зручності.
• Кожен безпечна кімната даних містить широкий спектр корисних інструментів, які допоможуть вам не лише у звичайній роботі, але й у комерційних операціях, таких як M&A.
• Ваші документи повністю захищені від стихійних лих. Якщо ви проживаєте в регіоні, де стався землетрус, війна чи повінь, вам не потрібно турбуватися про документи. Ви все ще можете отримати до нього доступ, навіть якщо повністю перемістите своє робоче місце на інший континент. Це робиться за допомогою безлічі серверів, які розподілені по всьому світу та постійно синхронізуються один з одним.

Серед недоліків можна виділити наступні:

• Дорого. Ціни є критичними для більшості підприємців, тому ми радимо вам використовувати цей тип програмного забезпечення, лише якщо у вас багато паперових вкладень. У будь-якому випадку у вас все ще є можливість купити безкоштовно дата кімната належної обачності або скористайтеся пробною версією.

Дещо приклади dataroom занадто складні для ефективного використання в перші кілька тижнів. Для цього потрібна практика і навчання, які забезпечуються розробниками. Будьте готові до того, що життя буде зайняте протягом тижня або двох.