Комната данных для сделок M&A: ключевые преимущества и недостатки

На данный момент виртуальная комната данных действительно удалось завоевать большинство современных компаний. Не секрет, что это программное обеспечение изначально использовалось только передовыми компаниями, такими как Microsoft или Google. Из-за повышенной оптимизации рабочего процесса и полного отсутствия утечек данных они только укрепляются на рынке. Эта оптимизация достигается с помощью многочисленных инструментов, одним из которых является Комната данных по слияниям и поглощениям. Вы действительно можете узнать больше о комнате данных для слияний и поглощений с нашими статьями.

Это стало особенно популярным в период распространения коронавирусной инфекции, когда каждый работодатель был вынужден переводить своих сотрудников на удаленную работу. Как оказалось, потребительские приложения, которыми обычно пользуются учащиеся школ и вузов, просто не обеспечивают должного уровня безопасности и требований к ряду инструментов, о которых мы поговорим чуть позже.

Почему вы не можете использовать бесплатные потребительские решения

Основная причина того, что потребительский обмен файлами или облачное хранилище, как Google Drive или МЕГА не подходит это безопасность. Как ни посмотри, даже такой глобальный гигант, как Google, может обеспечить индивидуальную безопасность для каждого отдельного пользователя только за счет двухфакторной аутентификации, уведомлений и других мер безопасности современных информационных систем. Если мы говорим о корпоративном файловом хранилище, то в Google Диске и его аналогах отсутствуют даже такие фундаментальные инструменты, как назначение ролей, логирование отдельных действий пользователя, резервное копирование и возможность работы вне общедоступного интернета.

С другой стороны, большинство комнаты данных работать за пределами общедоступного Интернета, что позволяет намного безопаснее защитить ваши данные от злоумышленников. Даже если ваш сотрудник по глупости потеряет пароль или передаст его другу, ничего критичного, скорее всего, не произойдет. Этому препятствует не только двухфакторная аутентификация, но и дополнительный уровень защиты в виде входа в частную корпоративную сеть с использованием различных приложений или встроенных разработок каждого отдельного разработчика.

Вообще говоря, различия могут быть даже в типе шифрования. Так уж получилось, что даже такие гиганты, как Google, используют открытое шифрование SSL. Это неплохо, и было показано, что отдельные клиенты хорошо шифруют как входящий, так и исходящий трафик. Современные корпоративные системы используют гибриды, близкие к шифрованию военного уровня. Вы никогда в жизни не сможете расшифровать такое сообщение ни на одном устройстве.

Понимание комнаты данных в более широком смысле

Чтобы наконец понять, что такое лучшие комнаты данных, вы должны представить себе современную автоматизированную систему хранения файлов с повышенной безопасностью. Примерно так можно кратко охарактеризовать этот вид софта, ставший трендом 2022 года среди всех мировых компаний, которые его используют.

Малые или средние компании в основном используют его в качестве незаменимого помощника в процессе M&A или для прохождения различных аудитов. Большинство из них, кстати, позже начинают использовать его на постоянной основе и внедряют в свои рабочие процессы из-за повышения комфорта и безопасности.

В целом безбумажный документооборот — один из важнейших критериев современного бизнеса и его роста. Бумажная работа усложняет рабочий процесс и может растянуть пятиминутное дело на несколько дней. Некоторые из причин растяжения времени включают следующее:

• Ключевой персонал часто отсутствует из-за плотного графика, а ответственное лицо просто не может пустить документ в оборот из-за отсутствия подписей и согласований.
• Бумага где-то потеряна и не может быть найдена среди множества подобных документов в картотеке или физической комнате данных. Приходится искать резервные копии на рабочем столе персонального компьютера, с которого был сгенерирован документ.
• Бумага была случайно или преднамеренно повреждена. Вы удивитесь, но большинство традиционных компаний до сих пор не делают электронные резервные копии, и это, пожалуй, единственный документ, заверяемый печатями и подписями.

Все это очень усложняет рабочий процесс, но все это решается с провайдеры комнат данных. Подробнее об их особенностях мы поговорим далее, но все, что вам нужно знать о главном, это наличие безбумажного документооборота.

По сути, это рабочее пространство, к которому ваши сотрудники могут подключаться, не находясь физически в офисе. Они могут подписывать документы, сортировать их, читать, редактировать и загружать по мере необходимости. Даже если ответственное лицо в данный момент находится в отпуске или в командировке, он все равно может подписать необходимую документацию электронным способом и дать разрешение на определенные операции, которые потенциально могут изменить проект к лучшему.

Ключевые плюсы и минусы владения VDR

Среди ощутимых преимуществ можно выделить следующие:

• Сделки по слияниям и поглощениям и другие корпоративные сделки будут происходить практически сами собой. Вам больше не нужно рыться во всех кабинетах и ​​картотеках в поисках бумаг. Вы фактически будете иметь их в одном безопасном месте в Интернете, к которому вы можете получить доступ со смартфона или компьютера.
• Каждое ваше движение безопасно. Для этого используются расширенные меры шифрования и безопасности, что делает использование программного обеспечения максимально безопасным, а утечки данных практически неизбежными при тщательном выполнении. Нечестный сотрудник не сможет украсть ваши данные, даже если попытается.
• Второй фирме, которая будет участвовать в коммерческих сделках, таких как слияния и поглощения, будет значительно проще разобраться в ваших документах. Отсутствие территориальных ограничений и продуманная организация документов обеспечивают удобство.
• Каждая безопасная комната данных включает в себя широкий спектр полезных инструментов, которые помогут вам не только в обычной работе, но и в коммерческих сделках, таких как слияния и поглощения.
• Ваши документы в полной безопасности от стихийных бедствий. Вам не нужно беспокоиться о документах, если вы проживаете в регионе, где произошло землетрясение, война или наводнение. Вы по-прежнему можете получить к нему доступ, даже если полностью переместите свое рабочее место на другой континент. Это делается через множество серверов, которые разбросаны по всему миру и постоянно синхронизируются друг с другом.

Среди недостатков можно выделить следующие:

• Дорогой. Цены имеют решающее значение для большинства предпринимателей, поэтому мы советуем вам использовать этот тип программного обеспечения только в том случае, если у вас много бумажной вложения. В любом случае у вас есть возможность купить бесплатно комплексная проверка комнаты данных или воспользуйтесь пробной версией.

Некоторые примеры комнаты данных слишком сложны для эффективного использования в первые несколько недель. Для этого требуется практика и обучение, которые предусмотрены разработчиками. Будьте готовы к тому, что через неделю-две жизнь станет насыщенной.