Data Room para transações de fusões e aquisições: principais vantagens e desvantagens

Neste ponto, um sala de dados virtual realmente conseguiu conquistar a maioria das empresas modernas. Não é nenhum segredo que este software foi originalmente usado apenas por empresas avançadas como Microsoft ou Google. Devido ao aumento da otimização do fluxo de trabalho e à completa ausência de vazamentos de dados, eles estão ficando cada vez mais fortes no mercado. Esta otimização é conseguida com inúmeras ferramentas, uma das quais é o Sala de dados de fusões e aquisições. você realmente pode saiba mais sobre data room para fusões e aquisições com nossos artigos.

Isso se tornou mais popular durante o período da infecção por coronavírus, quando todos os empregadores foram forçados a transferir seus funcionários para o trabalho remoto. Acontece que os aplicativos de consumo comumente usados ​​por alunos em escolas e instituições de ensino superior simplesmente falharam em fornecer o nível adequado de segurança e requisitos para uma variedade de ferramentas, sobre as quais falaremos um pouco mais adiante.

Por que você não pode usar soluções gratuitas para consumidores

A principal razão pela qual o compartilhamento de arquivos do consumidor ou o armazenamento em nuvem, como Google drive ou MEGA não é adequado é segurança. Não importa como você olhe, mesmo um gigante global como o Google só pode fornecer segurança individual para cada usuário individual por meio de autenticação de dois fatores, notificações e outras medidas de segurança dos sistemas de informação modernos. Se estivermos falando sobre armazenamento de arquivos corporativos, o Google Drive e suas contrapartes carecem até de ferramentas fundamentais como atribuição de função, registro de ações de usuários individuais, backups e a capacidade de trabalhar fora da Internet pública.

Por outro lado, a maioria salas de dados trabalhe fora da Internet pública, o que torna muito mais seguro manter seus dados protegidos contra intrusos. Mesmo que seu funcionário perca a senha estupidamente ou a entregue a um amigo, nada de crítico provavelmente acontecerá. Isso é evitado não apenas pela autenticação de dois fatores, mas também por uma camada adicional de proteção na forma de login em uma rede corporativa privada usando vários aplicativos ou desenvolvimentos incorporados de cada desenvolvedor individual.

De um modo geral, as diferenças podem até estar no tipo de criptografia. Acontece que mesmo gigantes como o Google usam criptografia SSL aberta. Não é ruim e demonstrou funcionar bem para clientes individuais criptografar o tráfego de entrada e saída. Os sistemas corporativos modernos usam híbridos que se aproximam da criptografia de nível militar. Você nunca pode descriptografar tal mensagem em sua vida em qualquer dispositivo.

Entendendo o data room em um sentido mais amplo

Para finalmente entender o que melhores salas de dados são, você deve imaginar um sistema de armazenamento de arquivos moderno e automatizado com segurança avançada. É assim que você pode descrever brevemente esse tipo de software, que se tornou uma tendência em 2022 entre todas as empresas globais que o utilizam.

As pequenas ou médias empresas, em sua maioria, o utilizam como um auxílio indispensável no processo de M&A ou para passar por diversas auditorias. A maioria deles, aliás, posteriormente passa a utilizá-lo regularmente e a implementá-lo em seus processos de trabalho pelo maior conforto e segurança.

Em geral, o fluxo de trabalho sem papel é um dos critérios mais importantes para os negócios modernos e seu crescimento. A papelada complica o fluxo de trabalho e pode levar um caso de cinco minutos a dias. Algumas das razões para o alongamento do tempo incluem o seguinte:

• Muitas vezes, o pessoal-chave está ausente devido a agendas lotadas, e o responsável simplesmente não pode colocar o documento em circulação por falta de assinaturas e aprovação.
• O papel está perdido em algum lugar e não pode ser encontrado entre os muitos documentos semelhantes no arquivo ou na sala de dados física. É preciso procurar backups na área de trabalho do computador pessoal a partir do qual o documento foi gerado.
• O papel foi acidentalmente ou intencionalmente danificado. Você ficaria surpreso, mas a maioria das empresas tradicionais ainda não faz backups eletrônicos, e este é provavelmente o único documento que é verificado com selos e assinaturas.

Tudo isso realmente complica o fluxo de trabalho, mas tudo isso é resolvido com provedores de data room. Falaremos sobre seus recursos com mais detalhes a seguir, mas tudo o que você precisa saber sobre o principal é a presença de um fluxo de trabalho sem papel.

Na verdade, é um espaço de trabalho ao qual seus funcionários podem se conectar sem estarem fisicamente no escritório. Eles podem assinar documentos, classificá-los, lê-los, editá-los e baixá-los conforme necessário. Mesmo que o responsável esteja de férias ou em viagem de negócios, ele ainda pode assinar eletronicamente a documentação necessária e dar permissão para certas operações que podem mudar um projeto para melhor.

Os principais prós e contras de possuir um VDR

Entre os benefícios tangíveis estão os seguintes:

• Os acordos de fusões e aquisições e outros negócios corporativos serão executados quase sozinhos. Você não precisa mais vasculhar todos os escritórios e arquivos em busca de papéis. Na verdade, você os terá em um local seguro na Internet, que pode ser acessado de um smartphone ou computador.
• Cada movimento que você faz é seguro. Criptografia avançada e medidas de segurança são usadas para fazer isso, tornando o uso do software o mais seguro possível e as violações de dados quase inevitáveis ​​quando feitas com cuidado. Um funcionário desonesto não conseguirá roubar seus dados, mesmo que tente.
• Classificar seus documentos será consideravelmente mais fácil para uma segunda empresa que participará de transações comerciais como fusões e aquisições. A falta de restrições territoriais e a astuta organização documental conduzem à comodidade.
• Cada sala de dados segura inclui uma ampla gama de ferramentas úteis para ajudá-lo não apenas no trabalho normal, mas também em transações comerciais como fusões e aquisições.
• Seus documentos estão completamente protegidos contra calamidades naturais. Você não precisa se preocupar com a papelada se residir em uma região que sofreu um terremoto, uma guerra ou uma inundação. Você ainda pode acessá-lo mesmo se mudar seu local de trabalho totalmente para um continente diferente. Isso é feito por meio de uma infinidade de servidores espalhados globalmente e constantemente sincronizados entre si.

Entre as desvantagens estão as seguintes:

• Caro. Os preços são críticos para a maioria dos empreendedores, por isso aconselhamos que você use esse tipo de software apenas se tiver muitos anexos de papelada. Em qualquer caso, você ainda tem a opção de comprar um due diligence de data room ou aproveite uma versão de avaliação.

Alguns exemplos de dataroom são muito complicados de usar de forma eficaz nas primeiras semanas. Isso requer prática e treinamento, que são fornecidos pelos desenvolvedores. Esteja preparado para que a vida fique ocupada dentro de uma ou duas semanas.