Data Room dla transakcji M&A: kluczowe zalety i wady

W tym momencie a wirtualny pokój danych naprawdę udało się pozyskać większość nowoczesnych firm. Nie jest tajemnicą, że to oprogramowanie było pierwotnie używane tylko przez zaawansowane firmy, takie jak Microsoft czy Google. Ze względu na zwiększoną optymalizację przepływu pracy i całkowity brak wycieków danych, stają się one coraz silniejsze na rynku. Ta optymalizacja jest osiągana za pomocą wielu narzędzi, z których jednym jest Pokój danych fuzji i przejęć. Właściwie możesz dowiedz się więcej o pokoju danych dla fuzji i przejęć z naszymi artykułami.

Stało się to najbardziej popularne w okresie infekcji koronawirusem, kiedy każdy pracodawca był zmuszony przenieść swoich pracowników do pracy zdalnej. Jak się okazuje, aplikacje konsumenckie, z których powszechnie korzystają studenci w szkołach i na uczelniach, po prostu nie zapewniają odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i wymagań dla szeregu narzędzi, o czym powiemy nieco później.

Dlaczego nie możesz korzystać z bezpłatnych rozwiązań konsumenckich

Główny powód, dla którego lubi udostępnianie plików lub przechowywanie w chmurze Dysk Google lub MEGA nie nadaje się do bezpieczeństwa. Bez względu na to, jak na to spojrzeć, nawet globalny gigant, taki jak Google, może zapewnić indywidualne bezpieczeństwo każdemu użytkownikowi tylko poprzez uwierzytelnianie dwuskładnikowe, powiadomienia i inne środki bezpieczeństwa nowoczesnych systemów informatycznych. Jeśli mówimy o firmowym przechowywaniu plików, to na Dysku Google i jego odpowiednikach brakuje nawet tak podstawowych narzędzi jak przypisywanie ról, rejestrowanie indywidualnych działań użytkowników, kopie zapasowe czy możliwość pracy poza publicznym internetem.

Z drugiej strony większość pokoje danych pracować poza publicznym Internetem, dzięki czemu o wiele bezpieczniej jest chronić swoje dane przed intruzami. Nawet jeśli Twój pracownik głupio zgubi hasło lub przekaże je znajomemu, prawdopodobnie nic poważnego się nie wydarzy. Zapobiega temu nie tylko uwierzytelnianie dwuskładnikowe, ale także dodatkowa warstwa ochrony w postaci logowania do prywatnej sieci korporacyjnej za pomocą różnych aplikacji lub wbudowanych rozwiązań każdego indywidualnego programisty.

Ogólnie rzecz biorąc, różnice mogą dotyczyć nawet rodzaju szyfrowania. Tak się składa, że ​​nawet giganci tacy jak Google używają otwartego szyfrowania SSL. Nie jest zły i wykazano, że działa dobrze dla indywidualnych klientów do szyfrowania zarówno ruchu przychodzącego, jak i wychodzącego. Nowoczesne systemy korporacyjne wykorzystują hybrydy, które są zbliżone do szyfrowania na poziomie wojskowym. Nigdy w życiu nie możesz odszyfrować takiej wiadomości na żadnym urządzeniu.

Zrozumienie Data Room w szerszym znaczeniu

Aby w końcu zrozumieć, o co chodzi najlepsze pokoje danych są, powinieneś sobie wyobrazić nowoczesny, zautomatyzowany system przechowywania plików, który oferuje zaawansowane zabezpieczenia. Tak z grubsza można opisać tego typu oprogramowanie, które stało się trendem w 2022 roku wśród wszystkich globalnych firm, które z niego korzystają.

Małe lub średnie firmy wykorzystują go najczęściej jako nieodzowną pomoc w procesie fuzji i przejęć lub w celu przejścia różnych audytów. Nawiasem mówiąc, większość z nich później zaczyna z niej regularnie korzystać i wdrażać ją w swoich procesach pracy ze względu na zwiększony komfort i bezpieczeństwo.

Ogólnie rzecz biorąc, elektroniczny obieg dokumentów jest jednym z najważniejszych kryteriów współczesnego biznesu i jego rozwoju. Papierkowa robota komplikuje przepływ pracy i może wydłużyć pięciominutową sprawę do kilku dni. Oto niektóre z przyczyn rozciągania czasu:

• Kluczowy personel jest często nieobecny z powodu napiętych grafików, a osoba odpowiedzialna po prostu nie może wprowadzić dokumentu do obiegu z powodu braku podpisów i zatwierdzenia.
• Dokument zaginął gdzieś i nie można go znaleźć wśród wielu podobnych dokumentów w szafie na akta lub fizycznym pokoju danych. Kopii zapasowych należy szukać na pulpicie komputera osobistego, z którego wygenerowano dokument.
• Papier został przypadkowo lub celowo uszkodzony. Zdziwiłbyś się, ale większość tradycyjnych firm nadal nie robi elektronicznych kopii zapasowych, a to chyba jedyny dokument weryfikowany pieczęciami i podpisami.

Wszystko to naprawdę komplikuje przepływ pracy, ale wszystko to można rozwiązać dostawcy pokojów danych. W dalszej części omówimy bardziej szczegółowo ich funkcje, ale wszystko, co musisz wiedzieć o najważniejszej, to obecność przepływu pracy bez papieru.

W rzeczywistości jest to przestrzeń robocza, z którą Twoi pracownicy mogą się łączyć, nie będąc fizycznie w biurze. Mogą podpisywać dokumenty, sortować je, czytać, edytować i pobierać w razie potrzeby. Nawet jeśli osoba zarządzająca jest obecnie na urlopie lub w podróży służbowej, nadal może elektronicznie podpisać niezbędną dokumentację i wyrazić zgodę na niektóre operacje, które potencjalnie mogą zmienić projekt na lepsze.

Najważniejsze zalety i wady posiadania VDR

Wśród wymiernych korzyści są:

• Transakcje fuzji i przejęć oraz inne transakcje korporacyjne będą przebiegać prawie same. Nie musisz już przeszukiwać wszystkich biur i szafek w poszukiwaniu dokumentów. W rzeczywistości będziesz je mieć w jednym bezpiecznym miejscu w Internecie, do którego możesz uzyskać dostęp ze smartfona lub komputera.
• Każdy twój ruch jest bezpieczny. W tym celu stosuje się zaawansowane szyfrowanie i środki bezpieczeństwa, dzięki czemu korzystanie z oprogramowania jest tak bezpieczne, jak to tylko możliwe, a naruszenia danych są prawie nieuniknione, jeśli wykonuje się je z należytą starannością. Nieuczciwy pracownik nie będzie w stanie ukraść Twoich danych, nawet jeśli spróbuje.
• Porządkowanie dokumentów będzie znacznie łatwiejsze dla drugiej firmy, która będzie uczestniczyć w transakcjach handlowych typu M&A. Brak ograniczeń terytorialnych i przemyślana organizacja dokumentów prowadzą do wygody.
• Każdy bezpieczny pokój danych zawiera szeroką gamę przydatnych narzędzi, które pomogą Ci nie tylko w normalnej pracy, ale także w transakcjach handlowych, takich jak fuzje i przejęcia.
• Twoje dokumenty są całkowicie zabezpieczone przed klęskami żywiołowymi. Nie musisz martwić się papierkową robotą, jeśli mieszkasz w regionie, który nawiedziło trzęsienie ziemi, wojna lub powódź. Nadal możesz uzyskać do niego dostęp, nawet jeśli całkowicie przeniesiesz swoje miejsce pracy na inny kontynent. Odbywa się to za pośrednictwem wielu serwerów rozmieszczonych na całym świecie i stale synchronizowanych ze sobą.

Wśród wad są następujące:

• Kosztowny. Ceny są krytyczne dla większości przedsiębiorców, dlatego radzimy korzystać z tego typu oprogramowania tylko wtedy, gdy masz dużo załączników papierowych. W każdym razie nadal masz możliwość zakupu bezpłatnego due diligence pokoju danych lub skorzystaj z wersji próbnej.

Trochę przykłady dataroomów są zbyt skomplikowane, aby można je było efektywnie wykorzystać w ciągu pierwszych kilku tygodni. Wymaga to praktyki i szkolenia, które zapewniają twórcy. Przygotuj się na to, że życie stanie się zajęte w ciągu tygodnia lub dwóch.