Hvordan lage en signatur i Outlook 365 (Desktop & Online)

Å lage en skreddersydd e-postsignatur i Outlook 365 kan gi en profesjonell fordel til korrespondansen din, i tillegg til at du sparer tid ved automatisk å legge til den samme informasjonen til hver e-post. Her er en praktisk guide som hjelper deg med å designe og bruke en signatur i Outlook 365 (del av kontor 365).

Trinn 1: Få tilgang til Outlook 365

Til å begynne med åpner du Outlook 365-applikasjonen på Windows. Hvis du bruker en nettleser, går du til Outlook-nettstedet og logger på med Microsoft 365-kontoinformasjonen din.

Trinn 2: Gå over til Innstillinger

Hvis du bruker skrivebordsversjonen:

1. Klikk på "Fil", som du finner øverst til venstre i Outlook-grensesnittet.
2. Fra rullegardinmenyen velger du "Alternativer", etterfulgt av "Mail", og deretter "Signaturer".
   
   

For brukere på Outlook på nettet:

1. For å få tilgang til "Innstillinger"-menyen, klikk på det tannhjulformede ikonet øverst til høyre.
2. I søkefeltet øverst i Innstillinger-menyen, skriv inn "e-postsignatur" og velg det tilsvarende alternativet som vises.

Trinn 3: Start en ny signatur

Inne i vinduet E-postsignatur:

1. Klikk på "Ny"-knappen for å begynne å lage en ny signatur.
2. Du vil bli bedt om å gi din nye signatur et navn. Skriv inn ditt foretrukne navn og klikk deretter "OK".

Trinn 4: Design din signatur

1. I den angitte plassen skriver du inn informasjonen for signaturen din nøyaktig slik du vil at den skal vises i e-postene dine. Dette kan inkludere fullt navn, stilling, kontaktnummer, e-postadresse, nettside eller relevante sosiale medier.
2. Bruk formateringsverktøyene over tekstboksen for å endre skrifttype, størrelse, farge og justering av teksten slik du vil.
3. Hvis du vil sette inn en hyperkobling, merker du teksten du vil koble til, og klikker deretter på hyperkoblingsknappen (avbildet som en kjedekobling) i verktøylinjen, tast inn URL-en din og klikk deretter "OK".
4. For å sette inn et bilde, klikk på bildeikonet, finn bildet du vil inkludere, velg det og klikk deretter "Sett inn".

Trinn 5: Bestem dine signaturpreferanser

Når signaturen din er opprettet:

1. Under `Velg standardsignatur` har du mulighet til å koble din nye signatur til en e-postkonto og bestemme når den automatisk skal legges til i e-postene dine.
2. Bruk rullegardinmenyen "E-postkonto" for å identifisere hvilken konto som vil bruke denne signaturen.
3. Bruk rullegardinmenyen "Nye meldinger" for å velge signaturen du vil bruke for nye e-poster.
4. Bruk rullegardinmenyen 'Svar/videresendinger' hvis du vil bruke samme signatur også for denne typen meldinger.

Trinn 6: Lagre signaturen din

Klikk "OK" eller "Lagre" for å beholde din nyopprettede signatur.

Fra nå av, hver gang du utarbeider en ny e-post eller svarer på en eksisterende, vil din nye signatur automatisk bli satt inn på slutten av meldingen. Etablering av en tilpasset e-postsignatur i Outlook 365 gir ikke bare et profesjonelt uttrykk til e-postene dine, men sikrer også at mottakerne alltid har viktig kontaktinformasjon for hånden.