Data room per operazioni di fusione e acquisizione: principali vantaggi e svantaggi

A questo punto, a sala dati virtuale è riuscita davvero a conquistare la maggior parte delle aziende moderne. Non è un segreto che questo software fosse originariamente utilizzato solo da aziende avanzate come Microsoft o Google. A causa della maggiore ottimizzazione del flusso di lavoro e della completa assenza di perdite di dati, si stanno solo rafforzando sul mercato. Questa ottimizzazione si ottiene con numerosi strumenti, uno dei quali è il Data room M&A. In realtà puoi scopri di più sulla data room per fusioni e acquisizioni con i nostri articoli

Questo è diventato molto popolare durante il periodo dell'infezione da coronavirus, quando ogni datore di lavoro è stato costretto a trasferire i propri dipendenti al lavoro a distanza. A quanto pare, le applicazioni consumer comunemente utilizzate dagli studenti nelle scuole e negli istituti di istruzione superiore non sono semplicemente riuscite a fornire il livello adeguato di sicurezza e requisiti per una gamma di strumenti, di cui parleremo poco dopo.

Perché non è possibile utilizzare soluzioni di consumo gratuite

Il motivo principale per cui piace la condivisione di file dei consumatori o l'archiviazione cloud Google drive o MEGA non è adatto è la sicurezza. Non importa come la si guardi, anche un gigante globale come Google può fornire sicurezza individuale per ogni singolo utente solo attraverso l'autenticazione a due fattori, le notifiche e altre misure di sicurezza dei moderni sistemi informativi. Se parliamo di archiviazione di file aziendali, Google Drive e le sue controparti mancano anche di strumenti fondamentali come l'assegnazione dei ruoli, la registrazione delle azioni dei singoli utenti, i backup e la capacità di lavorare al di fuori della rete Internet pubblica.

D'altra parte, la maggior parte sale dati lavorare al di fuori della rete Internet pubblica, il che rende molto più sicuro proteggere i dati dagli intrusi. Anche se il tuo dipendente perde stupidamente la password o la dà a un amico, è probabile che non accada nulla di critico. Ciò è impedito non solo dall'autenticazione a due fattori, ma anche da un ulteriore livello di protezione sotto forma di accesso a una rete aziendale privata utilizzando varie applicazioni o sviluppi incorporati di ogni singolo sviluppatore.

In generale, le differenze possono anche essere nel tipo di crittografia. Accade così che anche giganti come Google utilizzino la crittografia SSL aperta. Non è male e ha dimostrato di funzionare bene per i singoli client per crittografare sia il traffico in entrata che in uscita. I moderni sistemi aziendali utilizzano ibridi che sono vicini alla crittografia di livello militare. Non puoi mai decrittografare un messaggio del genere nella tua vita su nessun dispositivo.

Comprendere la data room in un senso più ampio

Per capire finalmente cosa le migliori data room sono, dovresti immaginare un sistema di archiviazione di file moderno e automatizzato dotato di sicurezza avanzata. Questo è più o meno come si può descrivere brevemente questo tipo di software, che è diventato una tendenza nel 2022 tra tutte le aziende globali che lo utilizzano.

Le piccole o medie imprese lo utilizzano principalmente come ausilio indispensabile al processo di fusione e acquisizione o per superare vari audit. La maggior parte di loro, tra l'altro, in seguito inizia a usarlo regolarmente e lo implementa nei propri processi lavorativi grazie al maggiore comfort e sicurezza.

In generale, il flusso di lavoro senza carta è uno dei criteri più importanti per il business moderno e la sua crescita. Le pratiche burocratiche complicano il flusso di lavoro e possono allungare un caso di cinque minuti a giorni. Alcuni dei motivi per l'allungamento del tempo includono quanto segue:

• Il personale chiave è spesso assente a causa di impegni e il responsabile semplicemente non può mettere in circolazione il documento a causa della mancanza di firme e approvazione.
• La carta è persa da qualche parte e non può essere trovata tra i tanti documenti simili nello schedario o nella data room fisica. Bisogna cercare i backup sul desktop del personal computer da cui è stato generato il documento.
• La carta è stata accidentalmente o intenzionalmente danneggiata. Saresti sorpreso, ma la maggior parte delle aziende tradizionali non esegue ancora backup elettronici e questo è probabilmente l'unico documento verificato con sigilli e firme.

Tutto ciò complica davvero il flusso di lavoro, ma tutto questo è risolto con fornitori di sale dati. Parleremo delle loro funzionalità in modo più dettagliato in seguito, ma tutto ciò che devi sapere sulla cosa principale è la presenza di un flusso di lavoro senza carta.

In effetti, è uno spazio di lavoro a cui i tuoi dipendenti possono connettersi senza essere fisicamente in ufficio. Possono firmare documenti, ordinarli, leggerli, modificarli e scaricarli secondo necessità. Anche se il responsabile è attualmente in vacanza o in viaggio d'affari, può comunque firmare elettronicamente la documentazione necessaria e dare il permesso per determinate operazioni che potrebbero potenzialmente cambiare in meglio un progetto.

I principali vantaggi e svantaggi di possedere un VDR

Tra i vantaggi tangibili ci sono i seguenti:

• Gli accordi di fusione e acquisizione e altri rapporti societari si svolgeranno quasi da soli. Non è più necessario rovistare tra tutti gli uffici e gli schedari alla ricerca di documenti. Li avrai effettivamente in un posto sicuro su Internet a cui puoi accedere da uno smartphone o un computer.
• Ogni tua mossa è sicura. A tale scopo vengono utilizzate misure di crittografia e sicurezza avanzate, rendendo l'utilizzo del software il più sicuro possibile e le violazioni dei dati quasi inevitabili se eseguite diligentemente. Un dipendente disonesto non sarà in grado di rubare i tuoi dati anche se ci prova.
• Riordinare i tuoi documenti sarà molto più semplice per una seconda azienda che parteciperà a transazioni commerciali come fusioni e acquisizioni. La mancanza di vincoli territoriali e l'astuta organizzazione dei documenti portano alla convenienza.
• Ogni sala dati sicura include una vasta gamma di strumenti utili per assisterti non solo con il normale lavoro ma anche con transazioni commerciali come M&A.
• I tuoi documenti sono completamente al sicuro da calamità naturali. Non devi preoccuparti delle scartoffie se risiedi in una regione che ha subito un terremoto, una guerra o un'alluvione. Puoi comunque accedervi anche se sposti completamente il tuo posto di lavoro in un altro continente. Questo viene fatto tramite una moltitudine di server distribuiti a livello globale e costantemente sincronizzati tra loro.

Tra gli svantaggi ci sono i seguenti:

• Caro. I prezzi sono fondamentali per la maggior parte degli imprenditori, quindi ti consigliamo di utilizzare questo tipo di software solo se hai molti documenti allegati. In ogni caso, hai ancora la possibilità di acquistare gratuitamente due diligence della data room oppure approfitta di una versione di prova.

Alcuni esempi di dataroom sono troppo complicati per essere utilizzati efficacemente nelle prime settimane. Ciò richiede pratica e formazione, fornite dagli sviluppatori. Preparati alla vita per darti da fare entro una o due settimane.