एम एंड ए लेन-देन के लिए डेटा रूम: प्रमुख लाभ और नुकसान

इस बिंदु पर, ए वर्चुअल डेटा रूम वास्तव में अधिकांश आधुनिक कंपनियों का दिल जीतने में कामयाब रहा है। यह कोई रहस्य नहीं है कि यह सॉफ़्टवेयर मूल रूप से केवल Microsoft या Google जैसी उन्नत कंपनियों द्वारा उपयोग किया जाता था। बढ़ते वर्कफ़्लो ऑप्टिमाइज़ेशन और डेटा लीक की पूर्ण अनुपस्थिति के कारण, वे केवल बाज़ार में मजबूत हो रहे हैं। यह अनुकूलन कई उपकरणों के साथ हासिल किया जाता है, जिनमें से एक है एम एंड ए डेटा रूम. आप वास्तव में कर सकते हैं एम एंड ए के लिए डेटा रूम के बारे में और जानें हमारे लेखों के साथ।

यह कोरोनोवायरस संक्रमण की अवधि के दौरान सबसे लोकप्रिय हो गया जब प्रत्येक नियोक्ता को अपने कर्मचारियों को दूरस्थ कार्य पर स्थानांतरित करने के लिए मजबूर होना पड़ा। जैसा कि यह पता चला है, उपभोक्ता अनुप्रयोग जो आमतौर पर स्कूलों और उच्च शिक्षा के संस्थानों में छात्रों द्वारा उपयोग किए जाते हैं, वे उपकरणों की एक श्रृंखला के लिए उचित स्तर की सुरक्षा और आवश्यकताएं प्रदान करने में विफल रहे हैं, जिसके बारे में हम थोड़ी देर बाद बात करेंगे।

आप निःशुल्क उपभोक्ता समाधान का उपयोग क्यों नहीं कर सकते

इसका मुख्य कारण है कि उपभोक्ता फाइल-शेयरिंग या क्लाउड स्टोरेज पसंद करते हैं गूगल ड्राइव या मेगा उपयुक्त नहीं है सुरक्षा है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप इसे कैसे देखते हैं, यहां तक ​​​​कि Google जैसी वैश्विक दिग्गज भी प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए दो-कारक प्रमाणीकरण, सूचनाओं और आधुनिक सूचना प्रणालियों के अन्य सुरक्षा उपायों के माध्यम से व्यक्तिगत सुरक्षा प्रदान कर सकता है। यदि हम कॉर्पोरेट फ़ाइल संग्रहण के बारे में बात कर रहे हैं, तो Google ड्राइव और इसके समकक्षों में रोल असाइनमेंट, व्यक्तिगत उपयोगकर्ता क्रियाओं की लॉगिंग, बैकअप और सार्वजनिक इंटरनेट के बाहर काम करने की क्षमता जैसे मूलभूत उपकरणों का भी अभाव है।

दूसरी ओर, अधिकांश डेटा रूम सार्वजनिक इंटरनेट के बाहर काम करते हैं, जो आपके डेटा को घुसपैठियों से सुरक्षित रखना अधिक सुरक्षित बनाता है। यहां तक ​​कि अगर आपका कर्मचारी बेवकूफी से पासवर्ड खो देता है या किसी दोस्त को दे देता है, तो कुछ भी महत्वपूर्ण होने की संभावना नहीं है। यह न केवल दो-कारक प्रमाणीकरण द्वारा रोका जाता है, बल्कि प्रत्येक व्यक्तिगत डेवलपर के विभिन्न अनुप्रयोगों या एम्बेडेड विकास का उपयोग करके एक निजी कॉर्पोरेट नेटवर्क में लॉगिंग के रूप में सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत द्वारा भी रोका जाता है।

सामान्यतया, अंतर एन्क्रिप्शन के प्रकार में भी हो सकते हैं। ऐसा ही होता है कि Google जैसे दिग्गज भी खुले एसएसएल एन्क्रिप्शन का उपयोग करते हैं। यह बुरा नहीं है और आने वाले और जाने वाले ट्रैफ़िक दोनों को एन्क्रिप्ट करने के लिए अलग-अलग ग्राहकों के लिए अच्छा काम करता दिखाया गया है। आधुनिक कॉर्पोरेट प्रणालियाँ हाइब्रिड का उपयोग करती हैं जो सैन्य-ग्रेड एन्क्रिप्शन के करीब हैं। आप अपने जीवन में कभी भी किसी भी डिवाइस पर इस तरह के मैसेज को डिक्रिप्ट नहीं कर सकते हैं।

डेटा रूम को व्यापक अर्थ में समझना

अंत में समझने के लिए क्या सबसे अच्छे डेटा रूम हैं, आपको एक आधुनिक, स्वचालित फ़ाइल संग्रहण प्रणाली की कल्पना करनी चाहिए जिसमें उन्नत सुरक्षा सुविधाएँ हों। यह मोटे तौर पर है कि आप इस प्रकार के सॉफ़्टवेयर का संक्षेप में वर्णन कैसे कर सकते हैं, जो 2022 में इसका उपयोग करने वाली सभी वैश्विक कंपनियों के बीच एक चलन बन गया है।

छोटी या मध्यम आकार की कंपनियाँ ज्यादातर इसे एम एंड ए प्रक्रिया के लिए या विभिन्न ऑडिट पास करने के लिए एक अनिवार्य सहायता के रूप में उपयोग करती हैं। उनमें से अधिकांश, वैसे, बाद में इसे नियमित रूप से उपयोग करना शुरू करते हैं और बढ़ते आराम और सुरक्षा के कारण इसे अपनी कार्य प्रक्रियाओं में लागू करते हैं।

सामान्य तौर पर, पेपरलेस वर्कफ़्लो आधुनिक व्यवसाय और इसके विकास के लिए सबसे महत्वपूर्ण मानदंडों में से एक है। कागजी कार्रवाई कार्यप्रवाह को जटिल बनाती है और पांच मिनट के मामले को दिनों तक बढ़ा सकती है। समय के विस्तार के कुछ कारणों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• व्यस्त कार्यक्रम के कारण प्रमुख कर्मचारी अक्सर अनुपस्थित रहते हैं, और प्रभारी व्यक्ति हस्ताक्षर और अनुमोदन की कमी के कारण दस्तावेज़ को संचलन में नहीं डाल सकता है।
• कागज कहीं खो गया है और फ़ाइल कैबिनेट या भौतिक डेटा कक्ष में कई समान दस्तावेज़ों के बीच नहीं पाया जा सकता है। जिस पर्सनल कंप्यूटर से दस्तावेज़ तैयार किया गया था, उसके डेस्कटॉप पर बैकअप की तलाश करनी होगी।
• कागज गलती से या जानबूझकर क्षतिग्रस्त हो गया है। आपको आश्चर्य होगा, लेकिन अधिकांश पारंपरिक कंपनियां अभी भी इलेक्ट्रॉनिक बैकअप नहीं करती हैं, और यह शायद एकमात्र दस्तावेज है जो मुहरों और हस्ताक्षरों से सत्यापित है।

यह सब वास्तव में वर्कफ़्लो को जटिल बनाता है, लेकिन यह सब हल हो गया है डेटा रूम प्रदाता. आगे हम उनकी विशेषताओं के बारे में और अधिक विस्तार से बात करेंगे, लेकिन आपको मुख्य बात के बारे में जानने की आवश्यकता है, वह है कागज रहित कार्यप्रवाह की उपस्थिति।

वास्तव में, यह एक ऐसा कार्यक्षेत्र है जिससे आपके कर्मचारी कार्यालय में शारीरिक रूप से उपस्थित हुए बिना जुड़ सकते हैं। वे दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, उन्हें क्रमबद्ध कर सकते हैं, उन्हें पढ़ सकते हैं, उन्हें संपादित कर सकते हैं और आवश्यकतानुसार उन्हें डाउनलोड कर सकते हैं। यहां तक ​​​​कि अगर प्रभारी व्यक्ति वर्तमान में छुट्टी पर है या व्यापार यात्रा पर है, तब भी वे इलेक्ट्रॉनिक रूप से आवश्यक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर कर सकते हैं और कुछ कार्यों के लिए अनुमति दे सकते हैं जो संभावित रूप से बेहतर के लिए एक परियोजना को बदल सकते हैं।

VDR के मालिक होने के प्रमुख लाभ और विपक्ष

मूर्त लाभों में निम्नलिखित हैं:

• एम एंड ए सौदे और अन्य कॉर्पोरेट सौदे लगभग अपने आप चलेंगे। अब आपको कागजों की तलाश में सभी कार्यालयों और फाइल कैबिनेटों में इधर-उधर भटकने की जरूरत नहीं है। आप वास्तव में उन्हें इंटरनेट पर एक सुरक्षित स्थान पर रखेंगे जिसे आप स्मार्टफोन या कंप्यूटर से एक्सेस कर सकते हैं।
• आपका हर कदम सुरक्षित है। ऐसा करने के लिए उन्नत एन्क्रिप्शन और सुरक्षा उपायों का उपयोग किया जाता है, जिससे सॉफ़्टवेयर का उपयोग यथासंभव सुरक्षित हो जाता है और परिश्रम से किए जाने पर डेटा का उल्लंघन लगभग अपरिहार्य हो जाता है। एक बेईमान कर्मचारी कोशिश करने पर भी आपका डेटा चुराने में सक्षम नहीं होगा।
• एम एंड ए जैसे वाणिज्यिक लेनदेन में भाग लेने वाली दूसरी फर्म के लिए आपके दस्तावेजों को छांटना काफी आसान होगा। क्षेत्रीय प्रतिबंधों की कमी और चतुर दस्तावेज़ संगठन सुविधा की ओर ले जाता है।
• प्रत्येक सुरक्षित डेटा कक्ष न केवल सामान्य काम में बल्कि एम एंड ए जैसे वाणिज्यिक लेनदेन में भी आपकी सहायता करने के लिए उपयोगी उपकरणों की एक विस्तृत श्रृंखला शामिल है।
• आपके दस्तावेज़ प्राकृतिक आपदाओं से पूरी तरह सुरक्षित हैं। यदि आप किसी ऐसे क्षेत्र में रहते हैं जहां भूकंप, युद्ध या बाढ़ आई है तो आपको कागजी कार्रवाई से चिंतित होने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप अपने कार्यस्थल को पूरी तरह से किसी भिन्न महाद्वीप में ले जाते हैं तब भी आप इसे एक्सेस कर सकते हैं। यह बहुत सारे सर्वरों के माध्यम से किया जाता है जो विश्व स्तर पर फैले हुए हैं और लगातार एक दूसरे के साथ सिंक्रनाइज़ किए जाते हैं।

नुकसान के बीच निम्नलिखित हैं:

• महँगा। अधिकांश उद्यमियों के लिए कीमतें महत्वपूर्ण हैं, इसलिए हम आपको सलाह देते हैं कि इस प्रकार के सॉफ़्टवेयर का उपयोग केवल तभी करें जब आपके पास बहुत अधिक कागजी कार्रवाई हो। किसी भी मामले में, आपके पास अभी भी मुफ्त में खरीदने का विकल्प है डेटा रूम ड्यू डिलिजेंस या परीक्षण संस्करण का लाभ उठाएं।

कुछ डेटारूम उदाहरण पहले कुछ हफ्तों में प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए बहुत जटिल हैं। इसके लिए अभ्यास और प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है, जो डेवलपर्स द्वारा प्रदान किए जाते हैं। एक या दो सप्ताह में जीवन व्यस्त होने के लिए तैयार रहें।