Datový prostor pro M&A transakce: klíčové výhody a nevýhody

V tomto okamžiku a virtuální datová místnost se skutečně podařilo získat většinu moderních společností. Není žádným tajemstvím, že tento software původně používali pouze pokročilé společnosti jako Microsoft nebo Google. Kvůli zvýšené optimalizaci workflow a naprosté absenci úniků dat jsou na trhu jen stále silnější. Této optimalizace je dosaženo pomocí mnoha nástrojů, z nichž jeden je M&A datová místnost. Vlastně můžeš zjistěte více o datové místnosti pro fúze a akvizice s našimi články.

To se stalo nejoblíbenějším v období koronavirové infekce, kdy byl každý zaměstnavatel nucen přesunout své zaměstnance do práce na dálku. Jak se ukazuje, spotřebitelské aplikace, které běžně používají studenti ve školách a institucích vyššího vzdělávání, prostě nedokázaly poskytnout náležitou úroveň zabezpečení a požadavky na řadu nástrojů, o kterých si povíme trochu později.

Proč nemůžete používat bezplatná spotřebitelská řešení

Hlavním důvodem, proč spotřebitelé mají rádi sdílení souborů nebo cloudové úložiště Google Drive nebo MEGA není vhodné je zabezpečení. Bez ohledu na to, jak se na to díváte, i globální gigant jako Google dokáže zajistit individuální zabezpečení pro každého jednotlivého uživatele pouze prostřednictvím dvoufaktorové autentizace, notifikací a dalších bezpečnostních opatření moderních informačních systémů. Pokud se bavíme o firemním úložišti souborů, pak Disku Google a jeho protějškům chybí i tak zásadní nástroje, jako je přidělování rolí, logování akcí jednotlivých uživatelů, zálohování a možnost pracovat mimo veřejný internet.

Na druhou stranu většina datové místnosti pracovat mimo veřejný internet, díky čemuž je mnohem bezpečnější uchovávat vaše data v bezpečí před vetřelci. I když váš zaměstnanec hloupě ztratí heslo nebo ho dá kamarádovi, nic kritického se pravděpodobně nestane. Tomu brání nejen dvoufaktorová autentizace, ale také další vrstva ochrany v podobě přihlašování do privátní firemní sítě pomocí různých aplikací nebo vestavěných vývojů každého jednotlivého vývojáře.

Obecně lze říci, že rozdíly mohou být i v typu šifrování. Náhodou se stává, že i giganti jako Google používají otevřené šifrování SSL. Není to špatné a ukázalo se, že pro jednotlivé klienty funguje dobře pro šifrování příchozího i odchozího provozu. Moderní podnikové systémy používají hybridy, které se blíží šifrování na vojenské úrovni. Takovou zprávu nikdy v životě nemůžete dešifrovat na žádném zařízení.

Porozumění datové místnosti v širším smyslu

Abychom konečně pochopili, co nejlepší datové místnosti jsou, měli byste si představit moderní, automatizovaný systém ukládání souborů, který se vyznačuje pokročilým zabezpečením. Zhruba tak lze stručně popsat tento typ softwaru, který se stal trendem roku 2022 mezi všemi světovými společnostmi, které jej používají.

Malé a střední firmy jej většinou využívají jako nepostradatelnou pomůcku při procesu M&A nebo při absolvování různých auditů. Většina z nich jej mimochodem později začne pravidelně používat a zavádí do svých pracovních procesů kvůli zvýšení komfortu a bezpečnosti.

Obecně je bezpapírový workflow jedním z nejdůležitějších kritérií pro moderní podnikání a jeho růst. Papírování komplikuje pracovní tok a může natáhnout pětiminutový případ na dny. Některé z důvodů prodlužování času zahrnují následující:

• Klíčoví pracovníci často chybí kvůli zaneprázdněnosti a odpovědná osoba prostě nemůže dát dokument do oběhu kvůli nedostatku podpisů a schválení.
• Papír se někde ztratil a nelze jej najít mezi mnoha podobnými dokumenty v kartotéce nebo fyzické datové místnosti. Zálohy je třeba hledat na ploše osobního počítače, ze kterého byl dokument vygenerován.
• Papír byl náhodně nebo úmyslně poškozen. Divili byste se, ale většina tradičních společností stále elektronické zálohy neprovádí a toto je pravděpodobně jediný dokument, který je ověřován pečetí a podpisy.

To vše opravdu komplikuje pracovní postup, ale to vše je vyřešeno poskytovatelé datových místností. O jejich funkcích si povíme podrobněji příště, ale vše, co potřebujete vědět o tom hlavním, je přítomnost bezpapírového workflow.

Ve skutečnosti je to pracovní prostor, ke kterému se mohou vaši zaměstnanci připojit, aniž by byli fyzicky v kanceláři. Mohou dokumenty podepisovat, třídit, číst, upravovat a stahovat podle potřeby. I když je odpovědná osoba právě na dovolené nebo na služební cestě, stále může elektronicky podepsat potřebnou dokumentaci a udělit povolení k určitým operacím, které by mohly potenciálně změnit projekt k lepšímu.

Klíčové výhody a nevýhody vlastnictví VDR

Mezi hmatatelné výhody patří:

• Dohody o fúzích a akvizicích a další korporátní transakce proběhnou téměř samy. Už se nemusíte prohrabávat ve všech kancelářích a kartotékách a hledat papíry. Ve skutečnosti je budete mít na jednom bezpečném místě na internetu, ke kterému máte přístup ze smartphonu nebo počítače.
• Každý váš pohyb je bezpečný. K tomu se používá pokročilé šifrování a bezpečnostní opatření, díky nimž je používání softwaru tak bezpečné, jak je to jen možné, a narušení dat je téměř nevyhnutelné, pokud se provádí pečlivě. Nepoctivý zaměstnanec nebude schopen ukrást vaše data, i když se o to pokusí.
• Pro druhou firmu, která se bude podílet na obchodních transakcích, jako jsou fúze a akvizice, bude třídění vašich dokumentů podstatně jednodušší. Neexistence územních omezení a důmyslná organizace dokumentů vedou k pohodlí.
• Každý zabezpečená datová místnost obsahuje širokou škálu užitečných nástrojů, které vám pomohou nejen s běžnou prací, ale také s obchodními transakcemi, jako jsou fúze a akvizice.
• Vaše dokumenty jsou zcela v bezpečí před přírodními katastrofami. Pokud bydlíte v regionu, kde bylo zemětřesení, válka nebo povodeň, nemusíte se zabývat papírováním. Stále k němu máte přístup, i když zcela přesunete své pracoviště na jiný kontinent. To se děje prostřednictvím velkého množství serverů, které jsou rozmístěny globálně a neustále vzájemně synchronizovány.

Mezi nevýhody patří následující:

• Drahý. Ceny jsou pro většinu podnikatelů rozhodující, proto vám doporučujeme používat tento typ softwaru pouze v případě, že máte spoustu papírování. V každém případě stále máte možnost zakoupit zdarma due diligence datové místnosti nebo využijte zkušební verzi.

Někteří příklady datových místností jsou příliš složité na to, aby je bylo možné efektivně používat v prvních několika týdnech. To vyžaduje praxi a školení, které poskytují vývojáři. Buďte připraveni na to, že život bude během týdne nebo dvou zaneprázdněn.