ห้องข้อมูลสำหรับการทำธุรกรรม M&A: ข้อดีและข้อเสียที่สำคัญ

ณ จุดนี้ก ห้องข้อมูลเสมือน สามารถเอาชนะบริษัทสมัยใหม่ส่วนใหญ่ได้จริงๆ ไม่มีความลับใดที่ซอฟต์แวร์นี้แต่เดิมใช้โดยบริษัทขั้นสูงอย่าง Microsoft หรือ Google เท่านั้น เนื่องจากการเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ที่เพิ่มขึ้นและการไม่มีการรั่วไหลของข้อมูลโดยสิ้นเชิง สิ่งเหล่านี้จึงแข็งแกร่งขึ้นในตลาดเท่านั้น การเพิ่มประสิทธิภาพนี้ทำได้โดยใช้เครื่องมือมากมาย หนึ่งในนั้นคือ ห้องข้อมูล M&A. คุณสามารถทำได้จริง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับห้องข้อมูลสำหรับการควบรวมกิจการ กับบทความของเรา

สิ่งนี้ได้รับความนิยมมากที่สุดในช่วงที่มีการติดเชื้อไวรัสโคโรนาเมื่อนายจ้างทุกคนถูกบังคับให้ย้ายพนักงานไปทำงานทางไกล ปรากฎว่า แอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภคที่นักเรียนใช้กันทั่วไปในโรงเรียนและสถาบันอุดมศึกษาล้มเหลวในการให้ระดับความปลอดภัยและข้อกำหนดที่เหมาะสมสำหรับเครื่องมือต่างๆ ซึ่งเราจะพูดถึงในภายหลัง

เหตุใดคุณจึงใช้โซลูชันสำหรับผู้บริโภคฟรีไม่ได้

เหตุผลหลักที่ผู้บริโภคชอบแชร์ไฟล์หรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ Google ไดรฟ์ หรือ MEGA ไม่เหมาะคือความปลอดภัย ไม่ว่าคุณจะมองอย่างไร แม้แต่บริษัทยักษ์ใหญ่ระดับโลกอย่าง Google ก็สามารถให้การรักษาความปลอดภัยส่วนบุคคลสำหรับผู้ใช้แต่ละรายผ่านการยืนยันตัวตนแบบสองปัจจัย การแจ้งเตือน และมาตรการรักษาความปลอดภัยอื่นๆ ของระบบข้อมูลสมัยใหม่ หากเรากำลังพูดถึงพื้นที่จัดเก็บไฟล์ขององค์กร Google ไดรฟ์และเครื่องมืออื่นๆ ยังขาดเครื่องมือพื้นฐาน เช่น การกำหนดบทบาท การบันทึกการดำเนินการของผู้ใช้แต่ละราย การสำรองข้อมูล และความสามารถในการทำงานนอกอินเทอร์เน็ตสาธารณะ

ในทางกลับกันส่วนใหญ่ ห้องข้อมูล ทำงานนอกอินเทอร์เน็ตสาธารณะ ซึ่งทำให้ปลอดภัยมากขึ้นในการปกป้องข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยจากผู้บุกรุก แม้ว่าพนักงานของคุณทำรหัสผ่านหายอย่างโง่เขลาหรือให้รหัสผ่านแก่เพื่อน แต่ก็ไม่น่าจะมีอะไรร้ายแรงเกิดขึ้น สิ่งนี้ไม่ได้ป้องกันด้วยการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัยเท่านั้น แต่ยังป้องกันด้วยชั้นการป้องกันเพิ่มเติมในรูปแบบของการเข้าสู่ระบบเครือข่ายส่วนตัวขององค์กรโดยใช้แอปพลิเคชันต่างๆ หรือการพัฒนาแบบฝังตัวของนักพัฒนาแต่ละราย

โดยทั่วไปแล้ว ความแตกต่างอาจอยู่ที่ประเภทของการเข้ารหัสด้วยซ้ำ มันเกิดขึ้นที่แม้แต่ยักษ์ใหญ่อย่าง Google ก็ใช้การเข้ารหัส SSL แบบเปิด ไม่เลวและแสดงให้เห็นว่าทำงานได้ดีสำหรับลูกค้าแต่ละรายในการเข้ารหัสการรับส่งข้อมูลทั้งขาเข้าและขาออก ระบบขององค์กรสมัยใหม่ใช้ลูกผสมที่ใกล้เคียงกับการเข้ารหัสระดับทหาร คุณไม่สามารถถอดรหัสข้อความดังกล่าวได้ในชีวิตของคุณบนอุปกรณ์ใดๆ

ทำความเข้าใจ Data Room ในความหมายที่กว้างขึ้น

ในที่สุดก็เข้าใจสิ่งที่ ห้องข้อมูลที่ดีที่สุดคือคุณควรจินตนาการถึงระบบจัดเก็บไฟล์อัตโนมัติที่ทันสมัยซึ่งมีความปลอดภัยขั้นสูง นี่คือวิธีที่คุณสามารถอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับซอฟต์แวร์ประเภทนี้ ซึ่งกลายเป็นเทรนด์ในปี 2022 ของบริษัทระดับโลกทั้งหมดที่ใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าว

บริษัทขนาดเล็กหรือขนาดกลางส่วนใหญ่ใช้เป็นตัวช่วยที่ขาดไม่ได้ในกระบวนการ M&A หรือเพื่อผ่านการตรวจสอบต่างๆ ส่วนใหญ่เริ่มใช้เป็นประจำในภายหลังและนำไปใช้ในกระบวนการทำงานเนื่องจากความสะดวกสบายและความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น

โดยทั่วไป ขั้นตอนการทำงานแบบไร้กระดาษเป็นหนึ่งในเกณฑ์ที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจสมัยใหม่และการเติบโตของธุรกิจ งานเอกสารทำให้เวิร์กโฟลว์ซับซ้อนและสามารถขยายกรณีห้านาทีเป็นวัน เหตุผลบางประการของการยืดเวลามีดังต่อไปนี้:

• บุคลากรหลักมักขาดงานเนื่องจากตารางงานที่ยุ่ง และผู้รับผิดชอบก็ไม่สามารถเผยแพร่เอกสารได้เนื่องจากขาดลายเซ็นและการอนุมัติ
• กระดาษหายไปที่ไหนสักแห่งและไม่พบในเอกสารที่คล้ายกันจำนวนมากในตู้เก็บเอกสารหรือห้องข้อมูลทางกายภาพ เราต้องค้นหาข้อมูลสำรองบนเดสก์ท็อปของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่สร้างเอกสาร
• กระดาษได้รับความเสียหายโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนา คุณจะต้องแปลกใจ แต่บริษัทแบบดั้งเดิมส่วนใหญ่ยังไม่ทำการสำรองข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ และนี่อาจเป็นเอกสารเดียวที่ได้รับการยืนยันด้วยการประทับตราและลายเซ็น

ทั้งหมดนี้ทำให้เวิร์กโฟลว์ซับซ้อนมาก แต่ทั้งหมดนี้แก้ไขได้ด้วย ผู้ให้บริการห้องข้อมูล. เราจะพูดถึงคุณสมบัติของพวกเขาในรายละเอียดต่อไป แต่สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับสิ่งสำคัญคือการมีเวิร์กโฟลว์ไร้กระดาษ

ในความเป็นจริงแล้วเป็นพื้นที่ทำงานที่พนักงานของคุณสามารถเชื่อมต่อได้โดยไม่ต้องอยู่ในสำนักงาน พวกเขาสามารถเซ็นเอกสาร จัดเรียง อ่าน แก้ไข และดาวน์โหลดได้ตามต้องการ แม้ว่าผู้รับผิดชอบจะอยู่ในช่วงพักร้อนหรือเดินทางเพื่อธุรกิจ พวกเขายังสามารถลงนามในเอกสารที่จำเป็นทางอิเล็กทรอนิกส์และอนุญาตสำหรับการดำเนินการบางอย่างที่อาจเปลี่ยนแปลงโครงการให้ดีขึ้นได้

ข้อดีและข้อเสียของการเป็นเจ้าของ VDR

ในผลประโยชน์ที่จับต้องได้มีดังนี้:

• ข้อตกลง M&A และข้อตกลงขององค์กรอื่น ๆ เกือบจะดำเนินการเอง คุณไม่จำเป็นต้องคุ้ยหาเอกสารในสำนักงานและตู้เก็บเอกสารอีกต่อไป คุณจะมีไฟล์เหล่านี้อยู่ในที่เดียวที่ปลอดภัยบนอินเทอร์เน็ตซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้จากสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์
• ทุกการเคลื่อนไหวของคุณปลอดภัย มีการใช้มาตรการเข้ารหัสและความปลอดภัยขั้นสูงในการดำเนินการนี้ ทำให้การใช้ซอฟต์แวร์มีความปลอดภัยมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และการละเมิดข้อมูลแทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้เมื่อทำอย่างขยันขันแข็ง พนักงานที่ไม่ซื่อสัตย์จะไม่สามารถขโมยข้อมูลของคุณได้แม้ว่าพวกเขาจะพยายามก็ตาม
• การจัดเรียงเอกสารของคุณจะง่ายขึ้นมากสำหรับบริษัทที่สองที่จะเข้าร่วมในธุรกรรมเชิงพาณิชย์ เช่น M&A การไม่มีข้อจำกัดด้านอาณาเขตและการจัดระเบียบเอกสารที่ชาญฉลาดทำให้เกิดความสะดวกสบาย
• ทุกๆ ห้องข้อมูลที่ปลอดภัย มีเครื่องมือที่มีประโยชน์มากมายที่จะช่วยให้คุณไม่เพียงแค่ทำงานตามปกติ แต่ยังรวมถึงการทำธุรกรรมเชิงพาณิชย์ เช่น M&A
• เอกสารของคุณจะปลอดภัยจากภัยพิบัติทางธรรมชาติอย่างสมบูรณ์ คุณไม่ต้องกังวลกับงานเอกสารหากคุณอาศัยอยู่ในพื้นที่ที่เกิดแผ่นดินไหว สงคราม หรือน้ำท่วม คุณยังสามารถเข้าถึงได้แม้ว่าคุณจะย้ายสถานที่ทำงานไปยังทวีปอื่นโดยสิ้นเชิง สิ่งนี้ทำผ่านเซิร์ฟเวอร์จำนวนมากที่กระจายอยู่ทั่วโลกและซิงโครไนซ์ซึ่งกันและกันอย่างต่อเนื่อง

ในบรรดาข้อเสียมีดังต่อไปนี้:

• แพง. ราคาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ประกอบการส่วนใหญ่ ดังนั้นเราแนะนำให้คุณใช้ซอฟต์แวร์ประเภทนี้เฉพาะเมื่อคุณมีเอกสารแนบจำนวนมาก ไม่ว่าในกรณีใด คุณยังมีตัวเลือกในการซื้อแบบฟรี ห้องข้อมูลเนื่องจากความขยัน หรือใช้ประโยชน์จากรุ่นทดลอง

เรื่อง ตัวอย่างห้องข้อมูล ซับซ้อนเกินไปที่จะใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพในช่วงสองสามสัปดาห์แรก สิ่งนี้ต้องการการฝึกฝนและการฝึกอบรมซึ่งจัดทำโดยนักพัฒนา เตรียมพร้อมสำหรับชีวิตที่วุ่นวายภายในหนึ่งหรือสองสัปดาห์